Artikel 1: Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
1. Kantoor: de onderneming Rechtskundig Adviesbureau Kok geregistreerd onder KVK nummer: 28090439.
2. Ondernemer: mr. J.S.A. Kok
3. Klachtafdoening: de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis stellen van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die daaraan verbonden kunnen worden.
Artikel 2: Doel
Het doel van de regeling is het geven van een interne procedure voor de behandeling van klachten.
Artikel 3: Reikwijdte
Deze regeling is van toepassing op de behandeling van (schriftelijke) klachten tegen het kantoor en/of de juristen/medewerkers afzonderlijk.
Artikel 4: Mondelinge klachten
De ondernemer of een andere bij het kantoor werkzame persoon wijst de klager die een mondelinge klacht heeft ingediend, op de mogelijkheid om een schriftelijk klacht in te dienen en op de waarborgen die de procedure van behandeling van een schriftelijk ingediende klacht biedt.
Artikel 5: Klachtenadviesprocedure
De ondernemer zal de klacht feitelijk in behandeling nemen. De ondernemer kan ook een andere persoon aanwijzen die voor de behandeling van de klacht zorg zal dragen. Tevens wordt er een klachtenformulier aangemaakt en opgenomen in het desbetreffende dossier. Daarnaast wordt de klager gewezen op het feit dat de civiele procedure nog openstaat.
Artikel 6: Minnelijke, informele afdoening
1. In iedere fase van de klachtbehandeling wordt er nagegaan of de klager door middel van een informele behandeling van de klacht tevreden gesteld kan worden.
2. Zodra naar tevredenheid van de klager aan diens klacht is tegemoetgekomen, vervalt de verplichting tot het toepassen van deze klachtenregeling.
3. Indien naar tevredenheid van de klager aan diens klacht is tegemoetgekomen, bevestigt het kantoor dit schriftelijk aan de klager; in deze bevestiging wordt een korte omschrijving van de klacht en de wijze van afhandeling opgenomen.
Artikel 7: Formele eisen aan een klacht
1. Indien een klacht niet voldoet aan redelijk te stellen eisen stelt het kantoor de klager in de gelegenheid de klacht binnen een door het kantoor te stellen termijn aan te vullen.
2. Indien een klacht ook na het verstrijken van de in het eerste lid bedoelde termijn niet aan de in dat lid bedoelde eisen voldoet vervalt de verplichting om de klacht te behandelen overeenkomstig deze klachtregeling. Het kantoor stelt de klager hiervan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 4 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk en gemotiveerd in kennis.
3. De ontvangst van de klacht wordt binnen 2 werkdagen na ontvangst bevestigd aan de klager.
Artikel 8: Geen verplichting tot klachtbehandeling
1. Het kantoor is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen indien deze klacht betrekking heeft op een gedraging:
a) waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze klachtenregeling is behandeld;
b) die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c) die aan het oordeel van een andere (rechterlijke) instantie is onderworpen, danwel onderworpen is geweest.
2. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van de klacht, door het kantoor schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld.
Artikel 9: Klachtbehandeling
Het kantoor stelt de klager in de gelegenheid over zijn klacht te worden gehoord. Dit kan fysiek of telefonisch. De klager kan aangeven geen gebruik te willen maken van dit recht. Van het horen wordt een verslag gemaakt.
Artikel 10: Klachtafdoening
1. Een klacht wordt afgedaan door het kantoor. De klacht wordt uiterlijk binnen een periode van 6 weken na ontvangst afgehandeld.
2. Indien nodig worden ook corrigerende en/of preventieve maatregelen genomen.
3. Degene op wie de klacht betrekking heeft, krijgt na de klachtafdoening een afschrift van de afdoeningbrief op de klacht met eventueel daarin vermeld de corrigerende en/of preventieve maatregelen die naar aanleiding hiervan zijn genomen.
Artikel 11: Klachtregistratie
Het kantoor draagt zorg voor de registratie van klachten.
Artikel 12: Inwerkingtreding
Deze regeling treedt 15 februari 2024 in werking en is van toepassing op klachten die na de datum van inwerkingtreding van deze regeling worden ingediend, ook als de gedraging waarop de klacht betrekking heeft zich eerder heeft voorgedaan.